Cara Menghitung Kebutuhan Merchandise Kantor agar Tidak Kurang atau Berlebihan

Memesan merchandise kantor dalam jumlah yang tepat merupakan bagian penting dari perencanaan pengadaan. Jika jumlahnya terlalu sedikit, merchandise bisa habis sebelum semua penerima mendapatkannya. Sebaliknya, jika jumlahnya terlalu banyak, perusahaan berisiko memiliki stok berlebih yang belum tentu langsung digunakan.

Karena itu, sebelum melakukan pemesanan, perusahaan perlu mengetahui cara menghitung kebutuhan merchandise kantor berdasarkan jumlah penerima, jenis kegiatan, tujuan pemberian, dan cadangan yang diperlukan.

Perhitungan sederhana sejak awal dapat membantu perusahaan mengontrol budget sekaligus membuat proses pengadaan menjadi lebih efisien.

Mengapa Jumlah Merchandise Kantor Perlu Dihitung?

Merchandise kantor biasanya digunakan untuk berbagai kebutuhan. Misalnya, merchandise diberikan kepada karyawan, peserta seminar, tamu perusahaan, klien, partner bisnis, atau pengunjung booth.

Setiap kebutuhan memiliki jumlah penerima yang berbeda.

Sebagai contoh, perusahaan yang mengadakan seminar dengan 100 peserta tentu membutuhkan perhitungan berbeda dengan perusahaan yang ingin memberikan hadiah kepada 30 klien.

Selain itu, tidak semua peserta selalu menerima merchandise yang sama. Perusahaan juga dapat membuat beberapa kategori penerima.

Dengan perhitungan yang tepat, anggaran dapat digunakan secara lebih terkontrol dan risiko kekurangan produk dapat dikurangi.

Cara Menghitung Kebutuhan Merchandise Kantor

Ada beberapa langkah yang dapat dilakukan sebelum menentukan jumlah pesanan.

1. Tentukan Tujuan Pemberian Merchandise

Langkah pertama adalah menentukan merchandise tersebut akan digunakan untuk apa.

Apakah untuk:

• Seminar
• Workshop
• Gathering
• Pameran
• Launching produk
• Hadiah karyawan
• Corporate gift
• Customer appreciation
• Promosi
• Welcome kit
• Sales visit
• Kegiatan internal perusahaan

Tujuan penggunaan akan menentukan siapa saja yang menerima merchandise.

Misalnya, merchandise untuk seminar biasanya diberikan kepada peserta. Sementara itu, corporate gift dapat ditujukan khusus untuk klien atau partner bisnis tertentu.

2. Hitung Jumlah Penerima Utama

Setelah tujuan ditentukan, hitung jumlah penerima utama.

Misalnya perusahaan mengadakan workshop dengan target 150 peserta.

Jika setiap peserta mendapatkan satu tote bag, maka kebutuhan dasar adalah:

150 peserta × 1 tote bag = 150 tote bag

Namun, jumlah tersebut belum tentu menjadi jumlah pemesanan akhir.

Perusahaan masih perlu mempertimbangkan cadangan untuk mengantisipasi kondisi tertentu.

3. Tambahkan Jumlah Cadangan

Menyediakan merchandise cadangan dapat membantu mengantisipasi perubahan jumlah peserta atau kebutuhan tambahan.

Sebagai contoh, perusahaan memiliki 150 peserta dan ingin menyediakan cadangan sebesar 10%.

Perhitungannya:

150 × 10% = 15 pcs

Maka jumlah pesanan menjadi:

150 + 15 = 165 pcs

Dengan demikian, perusahaan memiliki tambahan merchandise jika terdapat peserta tambahan, produk rusak, atau kebutuhan tak terduga lainnya.

Namun, persentase cadangan tidak harus selalu sama. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan jenis kegiatan dan tingkat kepastian jumlah penerima.

4. Bedakan Penerima Berdasarkan Kategori

Dalam beberapa kegiatan, merchandise tidak selalu diberikan kepada semua orang dengan jenis yang sama.

Misalnya, sebuah perusahaan mengadakan event dengan:

• 100 peserta umum
• 10 pembicara
• 5 tamu VIP
• 5 partner bisnis

Perusahaan dapat membuat kategori merchandise yang berbeda.

Peserta umum mungkin mendapatkan tote bag dan notebook. Sementara itu, pembicara dan tamu VIP dapat menerima gift set yang lebih lengkap.

Dengan sistem tersebut, anggaran dapat digunakan secara lebih efektif karena produk disesuaikan dengan penerimanya.

Contoh Perhitungan Merchandise untuk Event

Misalnya sebuah perusahaan mengadakan seminar dengan 200 peserta.

Perusahaan ingin memberikan:

• 1 tote bag untuk setiap peserta
• 1 notebook untuk setiap peserta
• 1 pulpen untuk setiap peserta

Kebutuhan dasar:

200 tote bag
200 notebook
200 pulpen

Jika perusahaan menyediakan cadangan 10%, maka:

Tote bag: 200 + 20 = 220 pcs
Notebook: 200 + 20 = 220 pcs
Pulpen: 200 + 20 = 220 pcs

Dengan begitu, kebutuhan produksi tidak hanya mengikuti jumlah peserta yang terdaftar, tetapi juga memiliki ruang untuk kebutuhan tambahan.

Cara Menghitung Merchandise untuk Karyawan

Pengadaan merchandise untuk karyawan biasanya lebih mudah dihitung karena jumlah penerimanya relatif lebih jelas.

Misalnya perusahaan memiliki 80 karyawan dan ingin memberikan tumbler kepada seluruh karyawan.

Kebutuhan dasar:

80 karyawan × 1 tumbler = 80 tumbler

Jika perusahaan ingin menyediakan beberapa unit tambahan untuk karyawan baru atau kebutuhan tertentu, jumlah pesanan dapat ditambah sesuai rencana.

Untuk program tahunan, perusahaan juga dapat memperkirakan pertumbuhan jumlah karyawan agar tidak perlu melakukan pemesanan terlalu sering.

Cara Menghitung Corporate Gift untuk Klien

Perhitungan corporate gift sedikit berbeda karena penerimanya biasanya sudah ditentukan.

Misalnya perusahaan memiliki daftar 40 klien yang akan menerima hadiah akhir tahun.

Jika setiap klien mendapatkan satu gift set, kebutuhan dasar adalah:

40 klien × 1 gift set = 40 gift set

Perusahaan dapat menambahkan beberapa unit untuk calon klien, partner bisnis, atau kebutuhan relasi lainnya.

Karena corporate gift biasanya memiliki nilai produk yang lebih tinggi, jumlah tambahan sebaiknya dihitung dengan lebih selektif.

Buat Daftar Penerima Sebelum Produksi

Salah satu cara sederhana untuk menghindari kesalahan adalah membuat daftar penerima.

Daftar tersebut dapat berisi:

Dengan tabel seperti ini, kebutuhan merchandise menjadi lebih mudah dipantau.

Selain jumlah produk, perusahaan juga dapat menambahkan kolom ukuran, warna, nama penerima, atau jenis kemasan jika diperlukan.

Jangan Lupa Memperhitungkan Produk Rusak

Dalam produksi merchandise kantor, perusahaan sebaiknya tidak hanya menghitung jumlah berdasarkan penerima.

Ada kemungkinan sebagian produk mengalami kendala produksi, cetakan kurang sempurna, atau kerusakan saat proses pengiriman.

Karena itu, jumlah cadangan dapat menjadi bagian dari perencanaan pengadaan.

Terlebih jika merchandise akan digunakan untuk acara dengan jadwal yang sudah ditentukan. Kekurangan beberapa produk menjelang acara dapat menyulitkan proses distribusi.

Sesuaikan Jumlah dengan Budget

Jumlah merchandise juga harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

Jika budget terbatas, perusahaan tidak selalu harus mengurangi jumlah penerima. Alternatifnya, jenis produk dapat disesuaikan.

Contohnya, daripada memberikan gift set mahal kepada seluruh peserta, perusahaan dapat memilih notebook, pulpen, tote bag, atau tumbler sebagai merchandise utama.

Sementara itu, gift set premium dapat diberikan khusus kepada pembicara, VIP, klien, atau partner bisnis.

Dengan cara tersebut, perusahaan dapat mengatur distribusi merchandise berdasarkan prioritas.

Perhatikan Minimum Order dari Supplier

Setiap supplier merchandise kantor dapat memiliki ketentuan minimum order yang berbeda.

Ada produk yang dapat dipesan dalam jumlah kecil, sedangkan produk tertentu lebih cocok untuk produksi dalam jumlah banyak.

Karena itu, sebelum menentukan jumlah final, tanyakan kepada supplier mengenai:

• Minimum order
• Harga berdasarkan jumlah
• Biaya cetak logo
• Biaya desain atau setup
• Estimasi produksi
• Waktu pengerjaan
• Biaya kemasan
• Biaya pengiriman

Informasi tersebut membantu perusahaan menghitung total kebutuhan secara lebih akurat.

Pesan Lebih Awal untuk Kebutuhan Event

Jika merchandise digunakan untuk event, sebaiknya jangan melakukan pemesanan terlalu dekat dengan tanggal acara.

Selain proses produksi, masih ada beberapa tahapan lain seperti persetujuan desain, pembuatan sample, produksi, quality control, pengemasan, dan pengiriman.

Dengan memesan lebih awal, perusahaan memiliki waktu untuk melakukan pengecekan apabila terdapat bagian yang perlu diperbaiki.

Terlebih untuk merchandise custom dengan jumlah besar, waktu produksi biasanya perlu disesuaikan dengan jenis produk dan teknik branding yang digunakan.

Buat Perencanaan Merchandise Secara Detail

Perencanaan yang detail akan membuat proses pengadaan menjadi lebih mudah.

Sebelum menghubungi supplier, siapkan informasi seperti:

Data Acara

• Nama acara
• Tanggal acara
• Lokasi
• Jumlah peserta
• Jenis peserta

Data Merchandise

• Jenis produk
• Jumlah kebutuhan
• Jumlah cadangan
• Warna
• Ukuran
• Logo
• Posisi logo
• Kemasan

Data Anggaran

• Budget per produk
• Total budget
• Biaya branding
• Biaya packaging
• Biaya pengiriman

Semakin lengkap informasi yang disiapkan, semakin mudah supplier memberikan penawaran yang sesuai.

Kesimpulan

Cara menghitung kebutuhan merchandise kantor sebenarnya cukup sederhana jika dilakukan berdasarkan data penerima dan tujuan penggunaannya.

Mulailah dengan menentukan siapa penerima merchandise, menghitung jumlah kebutuhan dasar, kemudian menambahkan jumlah cadangan sesuai kondisi. Setelah itu, sesuaikan jenis produk dengan budget dan kebutuhan branding perusahaan.

Untuk event dengan peserta yang cukup banyak, merchandise seperti tote bag, notebook, pulpen, dan tumbler dapat dihitung berdasarkan jumlah peserta. Sementara itu, corporate gift untuk klien dapat dihitung berdasarkan daftar penerima yang sudah ditentukan.

Selain jumlah produk, jangan lupa mempertimbangkan minimum order, waktu produksi, kualitas branding, kemasan, serta kemungkinan produk cadangan.

Dengan perencanaan yang matang, pengadaan merchandise kantor dapat dilakukan secara lebih efisien, terukur, dan sesuai kebutuhan perusahaan.