Blog

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memesan Merchandise Kantor Custom

Posted by admin

23/09/2026

On 24/09/2026

Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Memesan Merchandise Kantor Custom

Memesan merchandise kantor custom menjadi salah satu cara yang banyak digunakan perusahaan untuk mendukung branding, promosi, hingga memberikan apresiasi kepada karyawan dan klien. Dengan logo dan identitas perusahaan yang dicetak pada produk, merchandise dapat menjadi media promosi yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

Namun, proses pemesanan merchandise custom tidak selalu berjalan tanpa kendala. Kesalahan dalam menentukan produk, desain, jumlah, material, hingga waktu produksi dapat memengaruhi hasil akhir.

Karena itu, perusahaan perlu melakukan persiapan sebelum melakukan pemesanan. Dengan menghindari beberapa kesalahan berikut, proses pengadaan merchandise kantor dapat menjadi lebih mudah, terkontrol, dan sesuai kebutuhan.

1. Tidak Menentukan Tujuan Merchandise Sejak Awal

Salah satu kesalahan yang cukup sering terjadi adalah memilih produk sebelum menentukan tujuan penggunaannya.

Padahal, merchandise untuk seminar tentu berbeda dengan merchandise untuk klien atau karyawan.

Misalnya, untuk seminar perusahaan, produk seperti notebook, pulpen, tote bag, dan tumbler dapat menjadi pilihan praktis. Sementara itu, untuk klien atau partner bisnis, perusahaan mungkin membutuhkan gift set dengan tampilan yang lebih eksklusif.

Oleh karena itu, tentukan terlebih dahulu:

Siapa penerimanya?
Untuk acara apa?
Berapa jumlah penerima?
Berapa budget yang tersedia?
Apa tujuan brandingnya?

Dengan tujuan yang jelas, pemilihan produk akan menjadi lebih terarah.

2. Memilih Produk Hanya Berdasarkan Harga

Harga tentu menjadi bagian penting dalam pengadaan merchandise. Namun, memilih produk hanya berdasarkan harga paling murah dapat menimbulkan masalah.

Produk yang murah belum tentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Material, finishing, ukuran, fungsi, dan kualitas branding juga perlu dipertimbangkan.

Sebagai contoh, jika merchandise akan diberikan kepada klien penting, produk dengan kualitas terlalu rendah dapat memberikan pengalaman yang kurang sesuai dengan citra perusahaan.

Karena itu, sebaiknya perusahaan mencari keseimbangan antara harga, kualitas, fungsi, dan tujuan penggunaan.

3. Tidak Memperhatikan Material Produk

Material sangat memengaruhi tampilan dan daya tahan merchandise.

Tumbler, misalnya, memiliki berbagai jenis material seperti plastik dan stainless steel. Begitu juga tote bag yang dapat dibuat dari kanvas, spunbond, polyester, corduroy, dan berbagai material lainnya.

Setiap bahan memiliki karakteristik yang berbeda.

Sebelum memesan, tanyakan kepada supplier mengenai material produk secara detail. Jika memungkinkan, mintalah sample terlebih dahulu untuk melihat kualitas secara langsung.

4. Menggunakan File Logo dengan Resolusi Rendah

Logo merupakan elemen utama dalam merchandise custom. Karena itu, kualitas file logo harus diperhatikan.

Kesalahan yang sering terjadi adalah menggunakan gambar logo yang diambil dari screenshot atau website dengan resolusi rendah.

Ketika logo tersebut diperbesar untuk kebutuhan produksi, hasilnya dapat terlihat pecah atau kurang tajam.

Sebaiknya gunakan file logo berkualitas tinggi. Jika tersedia, file vector seperti AI, CDR, EPS, atau PDF vector dapat membantu proses produksi.

Dengan file yang baik, supplier juga lebih mudah menyesuaikan ukuran logo sesuai kebutuhan produk.

5. Tidak Menentukan Posisi Logo dengan Jelas

Selain desain logo, posisi logo juga perlu diperhatikan.

Logo yang ditempatkan terlalu dekat dengan tepi produk dapat terlihat kurang proporsional. Sebaliknya, logo yang terlalu kecil mungkin sulit terlihat.

Sebelum produksi, tentukan:

Posisi logo
Ukuran logo
Arah logo
Warna logo
Jumlah area branding

Untuk produk seperti tumbler, pulpen, notebook, tote bag, atau hardbox, posisi logo dapat memberikan tampilan yang berbeda.

Karena itu, sebaiknya perusahaan meminta mockup digital sebelum produksi massal.

6. Tidak Membuat Sample Sebelum Produksi Massal

Jika merchandise dipesan dalam jumlah besar, langsung melakukan produksi tanpa sample dapat meningkatkan risiko kesalahan.

Sample dapat digunakan untuk mengecek apakah produk dan desain sudah sesuai.

Beberapa hal yang dapat diperiksa melalui sample antara lain:

Warna produk
Ukuran logo
Posisi logo
Kualitas cetak
Material
Ukuran produk
Finishing
Kemasan

Jika ada bagian yang kurang sesuai, perusahaan masih memiliki kesempatan untuk melakukan penyesuaian sebelum produksi dalam jumlah besar.

7. Memesan Terlalu Dekat dengan Tanggal Acara

Waktu produksi merupakan hal yang sering terlupakan.

Perusahaan terkadang baru memesan merchandise beberapa hari sebelum event berlangsung. Padahal, merchandise custom membutuhkan beberapa tahapan.

Mulai dari pemilihan produk, persetujuan desain, sample, produksi, quality control, packing, hingga pengiriman.

Jika terjadi revisi atau kendala produksi, waktu yang tersedia akan semakin sedikit.

Karena itu, sebaiknya merchandise untuk event direncanakan jauh-jauh hari.

8. Tidak Menghitung Jumlah dengan Benar

Kesalahan jumlah dapat menyebabkan dua masalah.

Pertama, merchandise kurang sehingga tidak semua penerima mendapatkan produk.

Kedua, merchandise terlalu banyak sehingga perusahaan memiliki stok berlebih.

Untuk menghindarinya, hitung jumlah penerima terlebih dahulu. Setelah itu, tambahkan cadangan sesuai kebutuhan.

Misalnya terdapat 200 peserta seminar. Perusahaan dapat menyediakan sejumlah merchandise utama sesuai jumlah peserta dan menambahkan beberapa unit sebagai cadangan.

Jumlah cadangan dapat disesuaikan dengan jenis kegiatan, jumlah peserta, dan tingkat kepastian data penerima.

9. Tidak Memperhitungkan Budget Branding

Harga merchandise tidak selalu hanya terdiri dari harga produknya.

Terdapat kemungkinan adanya biaya tambahan untuk:

Cetak logo
Setup desain
Packaging
Box
Kartu ucapan
Finishing
Pengiriman

Karena itu, perusahaan sebaiknya meminta penawaran harga secara lengkap.

Dengan begitu, budget yang disiapkan dapat mencerminkan total biaya sebenarnya.

10. Tidak Mempertimbangkan Fungsi Produk

Merchandise yang menarik memang bagus, tetapi produk yang bermanfaat biasanya memiliki potensi penggunaan yang lebih panjang.

Contohnya:

Tumbler dapat digunakan setiap hari.
Notebook dapat digunakan untuk mencatat pekerjaan.
Pulpen dapat digunakan di kantor.
Tote bag dapat digunakan untuk membawa barang.
Payung dapat digunakan ketika bepergian.
Flashdisk dapat digunakan untuk menyimpan data.

Semakin sering produk digunakan, semakin sering pula identitas perusahaan berpotensi terlihat.

Karena itu, pilih produk yang sesuai dengan kebiasaan penerimanya.

11. Terlalu Banyak Elemen pada Desain

Merchandise bukanlah media untuk memasukkan seluruh informasi perusahaan.

Kesalahan desain yang cukup umum adalah memasukkan terlalu banyak tulisan, nomor telepon, alamat, website, tagline, dan elemen lainnya dalam area yang kecil.

Akibatnya, produk terlihat penuh dan logo utama menjadi kurang menonjol.

Untuk merchandise, desain yang sederhana biasanya lebih mudah terlihat.

Logo dapat menjadi elemen utama, sedangkan informasi tambahan hanya digunakan jika memang diperlukan.

12. Tidak Menyesuaikan Teknik Branding dengan Produk

Tidak semua produk cocok menggunakan teknik cetak yang sama.

Tote bag dapat menggunakan sablon atau printing tertentu. Tumbler stainless dapat menggunakan laser engraving atau metode branding lainnya. Sementara itu, topi dan apparel dapat menggunakan bordir.

Pemilihan teknik branding perlu disesuaikan dengan material, desain, dan hasil akhir yang diinginkan.

Dengan teknik yang tepat, tampilan logo akan lebih optimal.

13. Tidak Meminta Detail Spesifikasi Produk

Sebelum melakukan pemesanan, jangan hanya melihat foto produk.

Mintalah informasi mengenai:

Material
Ukuran
Berat
Kapasitas
Warna
Finishing
Teknik branding
Ukuran area cetak
Jenis packaging

Foto katalog terkadang tidak memberikan gambaran lengkap mengenai ukuran sebenarnya.

Karena itu, informasi spesifikasi menjadi penting, terutama ketika merchandise akan dipesan dalam jumlah besar.

14. Tidak Memilih Supplier dengan Komunikasi yang Jelas

Supplier bukan hanya bertugas menyediakan produk.

Komunikasi juga menjadi bagian penting dalam proses pengadaan merchandise kantor.

Supplier yang komunikatif akan membantu menjelaskan pilihan produk, teknik branding, estimasi produksi, hingga detail pengiriman.

Sebelum melakukan pemesanan, pastikan seluruh detail sudah dikonfirmasi secara tertulis agar kedua pihak memiliki acuan yang sama.

15. Tidak Melakukan Quality Control

Setelah merchandise selesai diproduksi, produk sebaiknya tetap diperiksa sebelum didistribusikan.

Quality control dapat dilakukan dengan mengambil beberapa sample dari hasil produksi.

Periksa apakah:

Logo sudah sesuai.
Warna sudah benar.
Posisi logo konsisten.
Produk tidak rusak.
Jumlah sesuai pesanan.
Kemasan dalam kondisi baik.

Jika merchandise digunakan untuk event atau diberikan kepada klien, pengecekan sebelum distribusi menjadi semakin penting.

Checklist Sebelum Memesan Merchandise Kantor Custom

Agar proses pemesanan lebih terorganisir, berikut checklist sederhana yang dapat digunakan:

Produk

Branding

Produksi

Jumlah produk sudah dihitung
Jumlah cadangan sudah ditentukan
Sample sudah diperiksa
Estimasi produksi sudah diketahui
Jadwal pengiriman sudah dikonfirmasi

Budget

Harga produk sudah diketahui
Biaya branding sudah diketahui
Biaya packaging sudah dihitung
Biaya pengiriman sudah diperhitungkan
Total budget sudah sesuai

Kesimpulan

Memesan merchandise kantor custom membutuhkan perencanaan yang cukup detail. Kesalahan kecil dalam menentukan produk, jumlah, desain, material, atau waktu produksi dapat memengaruhi hasil akhir.

Karena itu, perusahaan sebaiknya menentukan tujuan merchandise terlebih dahulu. Setelah itu, pilih produk berdasarkan target penerima, budget, fungsi, dan karakter brand.

Jangan lupa menyiapkan file logo berkualitas tinggi, membuat mockup, melakukan pengecekan sample, serta memastikan detail produksi dengan supplier.

Dengan persiapan yang matang, proses pengadaan merchandise kantor dapat berjalan lebih lancar. Hasil akhirnya pun diharapkan tidak hanya terlihat menarik, tetapi juga mampu mendukung branding dan memberikan manfaat bagi penerimanya.